Ova tema je posebno aktuelna jer savremena proizvodnja traži brzinu, transparentnost i sljedivost podataka “u trenutku”. Dok papir traži fizičko prisustvo i ručne kontrole, digitalni sistemi omogućavaju audit trail, kontrolu verzija, centralizovanu arhivu i brzu pripremu za regulatorne preglede. Ipak, prelazak na “paperless” nije samo tehnička odluka — to je regulatorna, procesna i organizaciona transformacija.

Papir vs Digitalno (GMP / GxP)

Ključne razlike u vođenju dokumentacije i pripremi za audit

Oblast	Papir	Digitalno
Audit trail	Teško dokaziv, ručni unosi, rizik grešaka i nepotpunih zapisa	Automatski i neizmjenjiv zapis (ko, kada, šta, zašto)
Potpis i odobravanje	Ručni potpisi, sporo prikupljanje, mogućnost propusta	Elektronski potpis (Part 11 / Annex 11), kontrolisan workflow
Arhiva	Fizički prostor, rizik gubitka i sporog pronalaska	Centralna digitalna arhiva, pretraga i backup
Verzije	Ručna kontrola, rizik pogrešne ili zastarjele verzije	Automatski version control, jedna važeća verzija
Priprema za audit	Sporo skupljanje dokaza, stres i rizik da nešto nedostaje	Audit-ready na klik, brzi izvještaji i potpuna sljedivost

Problem koji rješavamo: kako osigurati vjerodostojnost, sljedivost i usaglašenost bez papira u GMP sistemima, tako da su elektronski zapisi jednako validni (ili validniji) od papirnih?

Hipoteza: digitalna validacija može zamijeniti papirne zapise bez ugrožavanja GxP zahtjeva, pod uslovom da su ispunjeni zahtjevi integriteta podataka, kontrole pristupa, audit trail-a, elektronskih potpisa i validacije samog sistema.

Cilj teksta je da opiše šta digitalna validacija zapravo znači, koje regulatorne okvire mora zadovoljiti (EU GMP, PIC/S, FDA 21 CFR Part 11, WHO, Annex 11), kako izgleda validacija računarskih sistema (CSV) po GAMP 5, koje tehnologije se koriste, te koje su stvarne prednosti i izazovi u praksi.

Kao praktičan kontekst, BorgIoT u svojim projektima digitalizacije i nadzora u regulisanim okruženjima (farmacija/zdravstvo) polazi od istog principa: sistem mora biti dokaziv, sljediv i “audit-ready”, a ne samo moderan. Pregled rješenja i sistema nalazi se na:
BorgIoT-sistemi i Farmacija-i-Zdravtsvo

Regulatorni okvir i ključni GMP zahtjevi

Šta GMP traži od dokumentacije (bez obzira na format)

GMP (Good Manufacturing Practice / Dobra proizvođačka praksa) predstavlja skup regulatornih standarda koji osiguravaju da se farmaceutski proizvodi proizvode i kontrolišu dosljedno, u skladu sa zahtjevima kvaliteta, sigurnosti i efikasnosti. Iako GMP historijski uključuje papirne zapise, suština GMP-a nije “papir” nego kontrola procesa i dokaz.

Zato regulatorne smjernice u digitalnom kontekstu naglašavaju nekoliko kritičnih principa:

• Sljedivost: svaki zapis mora biti povezan sa konkretnom aktivnošću, vremenom izvršenja i odgovornom osobom (ko, šta, kada i gdje).

• Integritet podataka: podaci moraju biti tačni, potpuni, zaštićeni od neovlaštenih izmjena i dostupni u originalnom obliku (sa historijom promjena).

• Revizijski trag (audit trail): sistem mora automatski bilježiti sve izmjene, unose i odobravanja — tako da se vidi originalna vrijednost, promjena, osoba i vrijeme promjene.

• Potpisivanje i odobravanje: mora postojati pouzdan mehanizam potpisivanja koji je jedinstven, kontrolisan i dokaziv.

• Dostupnost i arhiviranje: dokumentacija mora biti dostupna u čitljivom formatu tokom cijelog perioda čuvanja, sa mogućnošću brzog izvoza i pregleda tokom inspekcije.

Ovi zahtjevi vrijede u EU, PIC/S okvirima, FDA sistemu i WHO smjernicama. Razlika je u detaljima i terminologiji, ali suština je ista: digitalno je dozvoljeno — ali samo ako je kontrolisano i validirano.

GAMP 5 i CSV: kako se validira računarski sistem

GAMP 5 (Good Automated Manufacturing Practice) je jedan od najvažnijih industrijskih okvira za upravljanje životnim ciklusom računarskih sistema u regulisanim okruženjima. Njegova ključna poruka je da validacija mora biti zasnovana na riziku: što je sistem kompleksniji i kritičniji za kvalitet, to je validacija obimnija.

GAMP 5 obično kategorizuje softver prema složenosti i riziku:

• Softver opšte namjene (npr. operativni sistemi) — obično ne zahtijeva punu validaciju, ali zahtijeva kontrolisanu konfiguraciju i upravljanje promjenama.

• Standardni softver bez prilagođavanja — zahtijeva osnovnu verifikaciju da radi kako je namijenjeno.

• Konfigurisani sistemi (podešeni prema potrebama korisnika) — zahtijevaju detaljniju validaciju jer konfiguracija direktno utiče na rezultate i zapise.

• Potpuno prilagođeni (custom) sistemi — nose najveći rizik i zahtijevaju najobimniji CSV i dokumentovanje životnog ciklusa.

CSV (Computerized System Validation) je proces kojim se dokazuje da sistem radi tačno i dosljedno u skladu sa namjenom i regulatornim zahtjevima. U praksi, CSV nije jedna “provjera”, nego strukturisan tok rada:

• URS (User Requirements Specification): šta korisnik treba i koje funkcionalnosti su obavezne (npr. audit trail, e-potpis, kontrola pristupa).

• Procjena rizika (RA): šta može ugroziti kvalitet/integritet podataka i kako se rizik kontroliše.

• FAT/SAT (gdje je primjenjivo): testiranje prije i nakon instalacije.

• IQ/OQ/PQ: dokaz da je sistem pravilno instaliran, pravilno radi i stabilno radi u realnim uslovima upotrebe.

• Upravljanje promjenama: svaka izmjena mora biti kontrolisana, odobrena i dokumentovana.

Upravo na tom mjestu digitalna validacija postaje snažna: kada je cijeli tok (URS → testovi → odobravanja → arhiva) u jednom sistemu, sa automatskim audit trail-om i verzionisanjem.

 21 CFR Part 11 i EU Annex 11: “pravila igre” za elektronske zapise

Dva najčešće citirana okvira kada se govori o paperless GxP su:

FDA 21 CFR Part 11 – regulativa koja definiše uslove pod kojima su elektronski zapisi i elektronski potpisi ekvivalentni papirnim. Part 11 zahtijeva, između ostalog:

• kontrolu pristupa i korisničke uloge (role-based access)

• audit trail koji je neizmjenjiv i čuva historiju promjena

• pouzdanu autentifikaciju korisnika (često višefaktorsku)

• zaštitu zapisa od neovlaštenih izmjena

• mogućnost izvoza i čitljivosti zapisa tokom cijelog perioda čuvanja

• elektronski potpis koji je jedinstven, vezan za korisnika i pravno valjan

EU GMP Annex 11 – dio EU GMP okvira koji se fokusira na računarske sisteme u GxP okruženju. Annex 11 posebno naglašava:

• validaciju prema namjeni

• SOP-ove za upotrebu, obuku, promjene i incidente

• backup i disaster recovery (opravak nakon kvara)

• sigurnosne mjere i kontrolu pristupa

• audit trail kao obavezan element za kritične zapise

Zaključak ova dva okvira je jasan: papir nije uslov usaglašenosti — usaglašenost je uslov usaglašenosti.

Digitalna validacija: koncept i tehnologije

Šta je digitalna validacija u praksi

Digitalna validacija je proces u kojem se planiranje validacije, izvođenje testova, evidencija rezultata, pregled/odobravanje i arhiviranje dokumentacije obavljaju isključivo elektronski. Umjesto papirnih protokola, “print–potpis–skeniraj” rutine i registratora, organizacija koristi eValidation platformu ili validirani QMS/LMS sistem koji:

• automatski čuva sve verzije dokumenata

• vodi audit trail (ko je šta uradio i kada)

• omogućava elektronsko potpisivanje u skladu sa Part 11 / Annex 11

• standardizuje tok odobravanja (workflow)

• omogućava brzo pretraživanje i izvlačenje dokumentacije tokom audita

Cilj digitalne validacije nije “manje papira radi ekologije” (iako i to jeste benefit), nego: manje grešaka, veća brzina, bolja sljedivost i bolja spremnost za inspekcije.

U širem smislu digitalna validacija je dio digitalne transformacije GMP okruženja: kada su podaci iz opreme, senzora, laboratorije ili proizvodnje dostupni centralno, sa kontrolom integriteta podataka. U praksi, to se često veže uz rješenja i sisteme za praćenje, nadzor i izvještavanje u realnom vremenu, kakva su predstavljena kroz BorgIoT rješenja:
Rješenja-za-nadzor i BorgIoT-sistemi

Tehnologije koje omogućavaju paperless validaciju

Digitalna validacija se oslanja na nekoliko ključnih tehnoloških stubova:

eValidation platforme (npr. Kneat, ValGenesis, MasterControl) – specijalizovani sistemi dizajnirani da “drže” kompletan validacioni životni ciklus. Njihova prednost je što donose predloške, workflow, audit trail i integraciju sa QMS alatima.

Elektronski potpis – digitalna zamjena za ručni potpis koja mora dokazati identitet potpisnika i integritet dokumenta. Najčešće se oslanja na PKI (public key infrastructure), a u nekim okruženjima i na biometrijske metode (ovisno o regulatornoj prihvatljivosti i politici kompanije).

Audit trail i kontrola verzija – funkcionalnost koja automatski bilježi svaku promjenu: ko je promijenio, kada, šta je bila stara vrijednost i koja je nova. Ovo je ključno jer audit trail nije “dodatak”, nego glavni dokaz integriteta podataka.

Sigurnost i backup – enkripcija, višefaktorska autentifikacija, kontrola pristupa, te sigurnosne kopije i plan oporavka. U paperless sistemu, cyber sigurnost postaje dio GMP usaglašenosti.

Zašto organizacije prelaze na digitalnu validaciju (benefiti koji se vide odmah)

U praksi, digitalna validacija donosi nekoliko mjerljivih koristi:

• Ušteda vremena: nema printanja, ručnog spajanja dokumenata, traženja registratora i “lovljenja potpisa”. Odobravanja se rade kroz definisan tok i e-potpis.

• Manje grešaka: šabloni i obavezna polja smanjuju rizik da nešto “fali”, a sistem može validirati unos (npr. ne može se potpisati dokument bez popunjenih koraka).

• Standardizacija: procesi postaju ujednačeni između timova i lokacija.

• Brža priprema za audit: dokumenti su pretraživi, dostupni i spremni za izvoz. Inspekcije se ne pretvaraju u višednevno prekopavanje arhive, nego u prikaz evidencija i audit trail-a.

• Transparentnost: menadžment i QA imaju pregled nad statusom validacije u realnom vremenu.

Papirni zapisi vs digitalna validacija: šta se stvarno mijenja

Kod papirnih zapisa, revizijski trag se oslanja na disciplinu ljudi. Potpisi se mogu pogrešno staviti, dokument može nestati, verzije se mogu pomiješati, a čitljivost može biti problem. Arhiviranje traži prostor, vrijeme i stalnu kontrolu, a priprema za inspekciju često znači višednevnu potragu za “pravom verzijom”.

Kod digitalne validacije, revizijski trag je automatski i neizmjenjiv, pristup dokumentima je centralizovan, potpisi su kontrolisani Part 11/Annex 11 pravilima, a verzije su sistemski upravljane. Arhiva može biti cloud ili on-premise, ali uz obavezne politike backupa i oporavka.

Najveća promjena nije “format” nego kontrola: digitalni sistem ne dopušta da proces zavisi od improvizacije.

Studije slučaja i praktične lekcije

Primjer digitalne validacije u velikoj farmaceutskoj kompaniji (Roche)

Roche je u praksi demonstrirao da paperless validacija može biti regulatorno prihvatljiva i operativno efikasna. Migracija sa papirnih protokola na eValidation sistem uključila je elektronsko upravljanje protokolima, automatizovane tokove odobravanja, elektronske potpise i centralizovanu arhivu dokumenata. Regulatorni fokus (FDA/EMA) u ovakvim projektima tipično je na integritetu podataka, audit trail-u i dokazima da je sistem validiran i da su korisnici obučeni.

Mjerljivi rezultat koji se često navodi u sličnim transformacijama jeste skraćenje vremena validacije (npr. oko 40%), smanjenje korekcija i brža priprema za audit, uz manji administrativni teret QA timova.

Greške papirnih zapisa i posljedice po usaglašenost

Papirni sistem je posebno osjetljiv na tri vrste problema: nenamjerne greške, nejasnoće i namjerne manipulacije. Gubitak evidencije, nečitki unosi, retroaktivno dopisivanje ili “zamjena stranica” mogu dovesti do ozbiljnih nalaza tokom inspekcija. Kada regulator procijeni da postoji problem integriteta podataka, posljedice mogu uključiti upozorenja, dodatne mjere kontrole, pa čak i obustave procesa dok se sistem ne dovede u red.

Digitalni sistemi ne garantuju automatski usaglašenost, ali značajno smanjuju prostor za ovakve propuste ako su pravilno dizajnirani i validirani.

Integracija eValidation sa LIMS/QMS: eliminacija ručnog unosa

Jedan od najvećih dobitaka digitalne validacije dolazi kada se poveže sa LIMS (Laboratory Information Management System) i QMS (Quality Management System). Umjesto da se laboratorijski rezultati ručno prepisuju u validacione izvještaje (što je izvor grešaka), integracija omogućava automatski prenos rezultata i direktno povezivanje dokaza sa protokolom. Time se smanjuje ručni unos, ubrzava pregled i jača integritet podataka.

Izazovi i ograničenja digitalne validacije (šta realno može usporiti prelazak)

Iako prednosti zvuče očigledno, digitalna validacija nije “klik i gotovo”. U praksi se pojavljuju četiri glavne barijere:

• Visoki inicijalni troškovi: licenciranje, infrastruktura, IT podrška i validacija sistema mogu biti značajni, posebno za manje organizacije.

• Otpor zaposlenih i promjena navika: prelazak sa papira na digitalno zahtijeva obuku, promjenu rutina i jasno definisane uloge. Bez toga, sistem se koristi “napola”, a tada se gubi benefit.

• Cyber sigurnost: u paperless okruženju, sigurnost podataka postaje kritičan GMP element. Enkripcija, MFA, backup i DR plan nisu opcija, nego uslov.

• Validacija samog eValidation softvera: posebno ako spada u GAMP kategoriju 4/5 (konfigurisani ili custom), validacija i dokumentovanje mogu biti zahtjevni.

Preporuke za implementaciju: kako preći na paperless bez rizika

Najstabilniji pristup u praksi je korak-po-korak:

1. Pilot projekat: krenuti od jednog procesa (npr. validacija opreme ili CSV jedne aplikacije) i dokazati da sistem radi, da audit trail funkcioniše i da tim zna workflow.

2. Obuka osoblja: fokus ne samo na “kako se klikće”, nego na Part 11/Annex 11 principe i integritet podataka.

3. SOP-ovi za digitalni proces: jasno definisati odgovornosti, način potpisivanja, upravljanje promjenama, backup, incident management i periodične preglede.

4. Partnerstvo sa pouzdanim dobavljačima: birati dobavljače i rješenja koja su regulatorno zrela i imaju podršku za validaciju.

5. Kontinuirano poboljšanje: pratiti KPI (vrijeme validacije, broj korekcija, brzina pripreme za audit) i na osnovu toga širiti sistem.

Za organizacije koje prelazak vežu uz širi ekosistem digitalnih rješenja (monitoring, izvještavanje, sljedivost), smislen je pregled integrisanih rješenja i pristupa:
Rješenja-za-nadzor i BorgIoT-sistemi

Zaključak

Digitalna validacija nije samo “trend” — ona je logična evolucija GMP okruženja u kojem brzina, transparentnost i integritet podataka postaju jednako važni kao i sam proces proizvodnje. Kada su ispunjeni zahtjevi regulatornih okvira (21 CFR Part 11, EU Annex 11), kada je sistem validiran (CSV po GAMP 5) i kada su procedure i obuka dobro postavljeni, digitalna validacija može u potpunosti zamijeniti papirne zapise i istovremeno povećati kvalitet i kontrolu.

Paperless okruženje donosi brže odobravanje, manje grešaka, jači audit trail i bolju spremnost za inspekcije — uz uslov da je implementacija planirana, a ne stihijska. U tom smislu, digitalna validacija postaje alat koji štiti i kompaniju i pacijenta: jer ono što nije dokazivo, u GMP svijetu praktično “nije urađeno”.

Diskretan CTA: Ako razmišljate o prelasku sa papirnih zapisa na digitalni, posebno u kontekstu praćenja kritičnih parametara, sljedivosti i “audit-ready” evidencija, pogledajte BorgIoT pristup rješenjima i sistemima za regulisana okruženja:
Farmacija-i-Zdravstvo i BorgIoT-sistemi